Achats & approvisionnement

Créez les bons de commande, réceptionnez les marchandises, suivez les factures et paiements fournisseur, puis gérez les retours — pour une épicerie, une boutique, une pharmacie ou un magasin d'électronique.

Accessible parAdministrateurGérant
Accès : permission « Gérer les achats » (manage_purchases — Administrateur et Gérant par défaut) et fonctionnalité métier « Gestion stock » active dans le mode d'activité.

Les 4 écrans du module

📝

Bons de commande

Tableau de bord, liste des commandes, création et actions.

📦

Réceptions

Commandes en attente de livraison, à réceptionner.

🧾

Factures fournisseurs

Solde et statut de paiement de chaque commande, filtre « Paiement ».

↩️

Retours fournisseurs

Marchandises renvoyées au fournisseur.

Cycle d’un achat

  1. 1Ouvrez Bons de commande puis cliquez sur « Nouveau bon de commande ».
  2. 2Choisissez le Fournisseur et ajoutez les produits (« Ajouter un produit… ») avec Qté, Prix d'achat, Remise et Taxe.
  3. 3Ajoutez si besoin la Date de livraison prévue, une Remise globale, des Frais de livraison et des Notes.
  4. 4Cliquez sur « Enregistrer brouillon » ou « Valider la commande » (statut Commandé).
  5. 5À la livraison, cliquez sur Réceptionner et saisissez les quantités réellement reçues.
  6. 6Enregistrez les paiements fournisseur jusqu’au règlement complet.

Statuts et actions

📝

Brouillon

Valider, modifier, annuler ou supprimer.

📤

Commandé

Réceptionner, modifier ou annuler.

📦

Partiellement reçu

Réceptionner le reliquat.

✅

Reçu

Toutes les quantités ont été reçues.

🚫

Annulé

Conservé dans l’historique ; peut être supprimé.

Les Paiements sont accessibles pour toute commande non annulée, et l'export PDF pour toutes les commandes. La liste propose une recherche par numéro et un filtre par Statut.

Réceptions et stock

La fenêtre « Réception de marchandise » indique pour chaque ligne Commandé, Déjà reçu et Restant. « Confirmer la réception » augmente le stock et crée un mouvement de stock par produit. Les livraisons partielles sont possibles jusqu’à réception complète.

  • Un brouillon doit d'abord être validé : « Validez la commande avant réception ».
  • On ne peut pas recevoir plus que la quantité restante : l'excédent est ignoré.
  • Au moins une quantité doit être saisie.
Contrôlez les quantités avant de confirmer : la réception modifie le stock.

Factures et paiements fournisseur

  • Statuts de paiement : Non payé, Partiel, Payé
  • Fenêtre « Paiements fournisseur » : Total, Payé, Solde restant et Historique des paiements
  • Méthodes : Espèces, Banque, Virement, Chèque, Carte ; avec Référence et Notes
  • La date du paiement est celle du jour (pas de champ date)
  • Le montant est plafonné au solde restant : « Le montant dépasse le solde restant »
  • Un paiement enregistré par erreur peut être supprimé depuis l'historique

Retours fournisseur

  1. 1Ouvrez Retours fournisseurs puis « Nouveau retour ».
  2. 2Choisissez le fournisseur, les articles, les quantités et le Motif.
  3. 3Le retour est enregistré en Brouillon.
  4. 4Cliquez sur « Valider » et confirmez (« Le stock sera décrémenté ») : le stock baisse, sans jamais descendre sous 0.
Un retour n'est pas rattaché à un bon de commande. Tant qu'il n'est pas validé, il peut être annulé ou supprimé ; un retour validé ne peut plus être ni annulé ni supprimé.

Tableau de bord & exports

  • Total des achats et Achats du jour
  • Livraisons en attente et Factures impayées
  • Solde fournisseurs : un total global restant à payer (pas un solde par fournisseur)
  • Coût moyen
  • Top fournisseurs et Produits les plus achetés

La liste des commandes s'exporte en CSV ou Excel, les factures fournisseurs en Excel, et chaque commande en PDF.

Exportez en Excel pour rapprocher les achats avec votre comptabilité.

Modules liés : Fournisseurs, Produits, Stock (mouvements), Rapports.

FAQ