Sessions de caisse

Chaque journée de travail est encadrée par une session. Toutes les transactions sont regroupées par session pour la réconciliation de caisse en fin de journée ou de poste — dans un restaurant comme dans une boutique ou une pharmacie.

Accessible parAdministrateurGérantCaissier

Démo interactive

Essayez les deux écrans de session ci-dessous. Onglet « Ouverture » : saisissez un fond de caisse au clavier numérique puis ouvrez la session. Onglet « Gestion des sessions » : filtrez par période, basculez entre vue grille et liste, exportez un rapport PDF, envoyez-le par email ou clôturez une session ouverte. Tout est simulé — rien n'est enregistré.

Ouverture de Session
Montant d'ouverture
100DT
Cliquez sur les chiffres pour saisir le fond de caisse
Ce montant sera utilisé comme fond de caisse initial.

Pourquoi les sessions ?

  • Regrouper toutes les ventes d'un service
  • Calculer automatiquement les espèces attendues en fin de service
  • Identifier les écarts entre l'argent compté et le montant calculé
  • Générer un rapport de clôture PDF
  • Suivre le fond de caisse entre le coffre et le tiroir
  • Attribuer les ventes à un caissier spécifique pour audit

Qui peut faire quoi ?

ActionPermissionAdminGérantCaissier
Ouvrir une sessionopen_session✓✓✓
Clôturer une sessionclose_session✓✓✓
Lister l'historique, statistiques, PDFview_reports✓✓—
Un caissier peut ouvrir et clôturer sa session (depuis le POS), mais ne peut pas consulter la liste des sessions passées ni leurs rapports : ces fonctions exigent « view_reports ».

Ouvrir une session (Étape 1)

  1. 1Connectez-vous à SwiftUP et ouvrez le POS.
  2. 2Si aucune session n'est active, l'écran « Ouverture de Session » apparaît automatiquement.
  3. 3Comptez les billets et pièces dans le tiroir-caisse.
  4. 4Saisissez le « Montant d'ouverture » (cliquez sur le champ pour utiliser le clavier numérique).
  5. 5Cliquez sur « Ouvrir la Session ».
  6. 6La session est créée et le fond sort du Coffre — vous pouvez maintenant enregistrer des ventes.
Comptez toujours physiquement l'argent avant d'entrer le montant. Une seule session peut être ouverte à la fois : si une session est déjà active, l'ouverture est refusée.
Montant d'ouverture erroné ? Au POS, ouvrez « Gestion caisse » → « Modifier le montant de départ » pour le corriger tant que la session est ouverte.

Lien avec le Coffre

  • À l'ouverture, le fond de caisse est enregistré comme une sortie du Coffre : ces espèces quittent le coffre pour le tiroir.
  • À la clôture, la totalité du montant compté est déposée dans le Coffre.
  • Si l'écriture au coffre échoue à la clôture, la session est quand même fermée ; régularisez alors le mouvement depuis la page Coffre.

Pendant la session (Étape 2)

Chaque paiement met à jour automatiquement les totaux de session. Vous pouvez ajouter des mouvements manuels sans fermer la session, depuis le module Caisse ou directement au POS via « Gestion caisse » → « Effectuer un retrait / apport d'espèces » (motif obligatoire).

  • Ventes espèces → total espèces mis à jour
  • Ventes carte → total ventes carte mis à jour
  • Apport manuel → journalisé dans les mouvements de caisse
  • Retrait manuel → journalisé dans les mouvements de caisse

Clôturer la session (Étape 3)

La clôture est refusée tant qu'un panier ouvert ou partiellement réglé reste attaché à la session.

Vous pouvez clôturer depuis l'écran « Gestion des Sessions » (bouton « Fermer la session ») ou depuis le POS via « Gestion caisse » → « Clôturer la session de caisse ».

  1. 1Terminez toutes les ventes en cours.
  2. 2Lancez la clôture (POS ou Gestion des Sessions).
  3. 3Si la fenêtre « Clôture bloquée » s'affiche, traitez chaque panier : « Annuler le panier » (avec un motif enregistré), « Libérer » vers son document déjà émis, ou « Plus tard » ; puis cliquez sur « Relancer la clôture ». Les paniers rattachés à un document déjà émis sont libérés automatiquement et signalés.
  4. 4La fenêtre de clôture affiche : heure d'ouverture, fond d'ouverture, total entrées, total sorties (s'il y en a) et espèces attendues.
  5. 5Comptez physiquement les espèces dans le tiroir.
  6. 6Saisissez le « Montant de clôture » au clavier numérique.
  7. 7Cliquez sur « Fermer la session ».
  8. 8L'écart (compté − attendu) est calculé et enregistré à la clôture ; le montant compté est déposé dans le Coffre.
  9. 9La session est fermée même si la génération du PDF échoue ; l'erreur est signalée séparément.
La fenêtre de clôture ne demande que le montant compté : il n'y a ni champ de note / raison d'écart, ni affichage de l'écart avant confirmation. Comparez vous-même le montant compté avec les « Espèces attendues » avant de valider — la clôture est irréversible.

Vues, filtres et statistiques

L'écran « Gestion des Sessions » offre deux affichages et un filtre de période. Des pastilles résument le total des entrées et le nombre de sessions ouvertes et fermées.

▦

Vue grille

Une carte par session avec montants, solde net et actions rapides. Idéale sur grand écran.

☰

Vue liste

Tableau compact pour comparer rapidement plusieurs sessions ligne par ligne.

🗂️

Filtre de période

Aujourd'hui, Hier, 7 jours, Ce mois, Tout ou une plage Personnalisée.

🔄

Réinitialiser

Réinitialise les filtres et revient à la période « Aujourd'hui ».

OuverteSession en cours ; bouton « Fermer la session » disponible.
FerméeSession clôturée avec montant compté et écart enregistré.
AnnuléePeut s'afficher (avec sa raison) pour une session annulée par le système, mais aucun bouton ne permet à un utilisateur d'annuler une session.

Tutoriel — Aperçu, export ou envoi du rapport

  1. 1Repérez la session voulue en vue grille ou liste.
  2. 2Cliquez sur « Aperçu du rapport » pour visualiser le PDF sans l'enregistrer.
  3. 3Cliquez sur « Exporter PDF » pour générer et télécharger le rapport de session.
  4. 4Cliquez sur « Envoyer par email » pour ouvrir la fenêtre « Envoyer le rapport ».
  5. 5Vérifiez ou modifiez l'« Adresse email » (pré-remplie depuis la configuration).
  6. 6Cliquez sur « Envoyer » : le rapport PDF est expédié au destinataire.
Définissez une adresse par défaut dans Configuration de l'application pour pré-remplir le champ email à chaque envoi. L'envoi nécessite un serveur SMTP configuré.

Le rapport de session

Après clôture, un rapport PDF est généré. Il contient notamment :

  • Numéro de session, dates, durée, caissier
  • Montant d'ouverture (fond de caisse)
  • Ventes par mode de paiement (espèces, carte, chèque…)
  • Total des remises et taxes (TVA)
  • Remboursements de crédit reçus
  • Espèces attendues vs montant compté
  • Écart (excédent ou manquant)
  • Nombre de tickets et ticket moyen

Historique des sessions

Il n'y a pas d'onglet « Historique » séparé : l'écran « Gestion des Sessions » affiche la liste des sessions filtrée par période (Aujourd'hui par défaut). Choisissez une période plus large (7 jours, Ce mois, Tout ou Personnalisé) pour retrouver les sessions passées. Réservé aux utilisateurs ayant « view_reports ».

FAQ